Quante volte hai pensato che sarebbe comodo avere un modello di un documento con i dati compilati in maniera automatica senza bisogno di andare a scriverli manualmente, rischiando così di commettere errori? In questo articolo ti spiego come fare in pochi semplici passi.
Premesse
In questo articolo andremo a creare un piccolo database e un file odt con apache openoffice che dovrà essere installato e funzionante, in caso di assenza di componenti opzionali (vedi JRE) bisognerà installarli in modo che non diano errore.
Il database creato sarà presente nel computer locale in un determinato path scelto al momento della configurazione, ricordarsi quindi di effettuare il backup dello stesso. Per eventuali inserimenti, modifiche dei dati presenti nel db fare riferimento alle varie guide riguardanti i database di apache openoffice (cosa comunque molto semplice e intuitiva).
N.B. questa guida è stata creata su un computer con O.S. Microsoft Windows, con altri sistemi operativi potrebbe essere necessario rivedere alcuni passaggi.
Link al sito apache openoffice
Creazione DB
- Se non abbiamo ancora un database con la tabella da dove pescare i nostri dati per poi inserirli nel modello odt andiamo a crearne uno ex-novo, avviando apache openoffice e selezionando la voce Database:
- Lasciamo selezionato tutto di default e andiamo avanti con la creazione del DB:
- Lasciamo anche nella schermata successiva tutto in default come sotto:
- Bene ora clicchiamo su fine e diamogli un nome e il path dove verrà salvato il db:
- A questo punto abbiamo creato il db vuoto, ora inseriamo una tabella con il nome dei campi e il tipo di dato che dovranno contenere. Alla tabella daremo anche una chiave primaria che sarà l'id univoco per ogni record:
- L'id è di tipo intero, dandogli "Valore automatico" Sì, non occorre dargli un valore ogni volta che dovremo inserire un nuovo record nel db, farà tutto lui in automatico. N.B.: verificare che accanto a id ci sia questo simbolino, che significa che quel campo è un campo di chiave primaria:
- Ora che abbiamo strutturato la nostra tabella, le diamo un nome:
- Ora cliccando 2 volte sulla tabella andiamo ad inserire un pò di dati nel db
- Ora che il database è stato creato, strutturato e con dei dati al suo interno, salviamolo e passiamo alla fase successiva:
Creazione dell'ODT con comando di campo
- In questa ultima fase andremo a creare l'odt che ci interessa, per cui apriamo l'openoffice writer e andiamo a scriverci dentro il testo normale:
- Andremo a completare il documento inserendo i campi "dinamici" nei quali verranno inseriti i dati del record del db selezionato.
Nel menu in alto andare su Inserisci -> Comando di campo -> Altro
- Nella schermata successiva andare nella sezione database, selezionare il db creato in precedenza, cliccare sulla tabella e cliccare sul campo che vogliamo inserire:
- Inseriamo nelle varie zone del documento, a nostro piacimento, tutti i dati che vogliamo compaiano in automatico ripetendo l'operazione di cui sopra, alla fine dovremmo avere una situazione del genere:
Variare il contenuto
- Bene ora non dobbiamo far altro che dire a openoffice writer di inserire quello specifico record nei campi in grigetto, per facilitare l'operazione cliccare sull'icona db (o F4):
- Apparirà la barra db nella quale andremo a selezionare il nostro db-tabella-record:
- Cliccando poi sul pulsante "Dati in campi", l'ODT si autocompilerà con i dati di quel record selezionato:
- Ok non ci resta che salvare il file e ogni volta che lo vorremo sarà disponibile per l'autocompilazione ripetendo l'operazione di questa sezione.